Esettanulmányok a bizonylatolás témaköréből

2018-10-26 08:44:00   |   Feltöltötte: Dr. Véber Emília

Az Állami Számvevőszék ellenőrzési hatásköre tulajdonosi szerkezettől függetlenül minden olyan gazdálkodó szervezetre kiterjed, amelyik valamely jogcímen közpénzből támogatást, illetőleg egyéb juttatást kap. A számvevőszéki ellenőrzések alapját biztosító ellenőrzési programok – az ellenőrzött szervezetek, témák alapján – nagy változatosságot mutatnak, azonban a bizonylatkiállítás és a bizonylatmegőrzés kötelezettségére vonatkozó kérdések – kulcsfontosságú szerepük miatt – a programok jelentős részében megtalálhatóak. 2018 januárja óta az ÁSZ több mint 150 megállapítást tett jelentéseiben bizonylati elv, bizonylati fegyelem, illetve bizonylatmegőrzési kötelezettség megsértése miatt.

 

A Számviteli törvény általános alaptételként rögzíti, hogy minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásának állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani, a szabályszerűen kiállított bizonylatok adatait pedig a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. [Számv. tv. 165. §-hoz fűzött indoklás].


Számviteli bizonylatnak tekintünk minden, a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmányt (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amely egy gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá [Számv. tv. 166. § (1)].


Bizonylati elvet sérti meg a gazdálkodó, ha nem állít ki bizonylatot minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, vagy ha a gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző bizonylatok adatait a könyvviteli nyilvántartásokban nem rögzíti [Számv. tv. 165. § (1)]. A kapcsolódó ÁSZ jelentés szerint a bizonylati elv sérült a Filharmónia Magyarország Koncert és Fesztiválszervező Nonprofit Kft. esetében is. Az állami tulajdonban lévő gazdálkodó szervezet ellenőrzése során az Állami Számvevőszék megállapította, hogy az eszközök illetve az eszközök forrásainak állományát megváltoztató gazdasági műveletekről a Számv. tv. 165. § (1) bekezdésében foglaltak ellenére bizonylat nem készült, így a ráfordítások elszámolása nem felelt meg az előírásoknak.

 

A bizonylatot nem elég kiállítani, a kiállított bizonylatnak szabályszerűnek is kell lennie. Ha a gazdálkodó a számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba nem szabályszerűen kiállított bizonylat alapján jegyez be adatokat, a bizonylati fegyelem elvét sérti meg. A törvény értelmében szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet - hiba esetén - előírásszerűen javítottak [Számv. tv. 165. § (2)]. A kizárólagos önkormányzati tulajdonban lévő Berek-Víz Szolgáltató Üzemeltető és Kereskedelmi Kft. 2013 és 2016 közötti gazdálkodási tevékenységének ellenőrzése során az ÁSZ azt tárta fel, hogy az egyes könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatok adattartalma hiányos volt, azok nem feleltek meg a bizonylatok általános alaki és tartalmi követelményeinek.

 

A számviteli bizonylatok csak akkor alkalmasak a hitelesség bizonyítására, ha a törvény hatálya alá tartozók egységesen alkalmazzák azokat. Ennek érdekében a törvény tartalmazza a bizonylatok legfontosabb tartalmi és alaki kellékeit. Ezen kellékek biztosítják minden alkalmazó számára egyöntetűen a könyvelt adatok hitelességét. [Számv. tv. 167. §-hoz fűzött indoklás]. A Nemzeti Eszközgazdálkodási Zrt. 2014-2016. évekre vonatkozó ellenőrzése során az ÁSZ megállapította, hogy a bérköltség, bérjárulékok, személyi jellegű egyéb kifizetések elszámolását megalapozó számviteli bizonylatok nem tartalmazták az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy aláírását a Számv. tv. 167. § (1) bekezdés c) pontjában, továbbá az érintett főkönyvi számlákra történő hivatkozást a Számv. tv. 167. § (1) bekezdés h) pontjában foglalt előírás ellenére. A bizonylatot kiállító megjelölése, a gazdasági műveletet elrendelő és végrehajtó személy megjelölése, a független ellenőr aláírása a bizonylaton olyan kellékek, amelyek bizonyító erővel támasztják alá a gazdasági esemény valódiságát és közvetve a mérleg és eredménykimutatás adatainak helyességét [Számv. tv. 167. §-hoz fűzött indoklás].


A törvény a bizonylati fegyelem keretében azt is rögzíti, hogy mikor kell a szabályszerűen kiállított bizonylatot a könyvekben rögzíteni. A nem pénzeszközöket érintő gazdasági események bizonylatait legalább negyedévenként, a tárgynegyedévet követő hó végéig, a számviteli politikában meghatározott időpontig, a pénzeszközöket érintő gazdasági események bizonylatait pedig késedelem nélkül szükséges rögzíteni [Számv. tv. 165. §-hoz fűzött indoklás]. Ezen törvényi előírásnak nem tett eleget például a Ceglédi Termálfürdő Üzemeltető Kft., amikor is a Számv. tv. 165. § (3) bekezdés a) pontjában foglaltak ellenére a készpénzforgalmat érintő gazdasági eseményeket nem rögzítette könyveiben a pénzmozgással egyidejűleg.


A szabályszerűen kiállított bizonylatokat meg kell őrizni. Bizonylatmegőrzési kötelezettséget akkor sérti meg a gazdálkodó, ha a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot legalább 8 évig olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon nem őrzi meg [Számv. tv. 169. § (2)]. A Tokaji Egészségfejlesztő Központ Nonprofit Kft. gazdálkodásának 2013 és 2016 közötti időszakra kiterjedő ellenőrzése során az ÁSZ azt tárta fel, hogy a személyi jellegű ráfordítások elszámolása nem volt szabályszerű, mivel a Számv. tv. 169. § (2) bekezdésében előírt bizonylat megőrzési kötelezettségnek nem tettek eleget.


Amennyiben a gazdálkodó nem tartja be a bizonylati elv és bizonylati fegyelem követelményeit, és nem őrzi meg a bizonylatokat az előírtak szerint, nem biztosítja a nyilvántartások és bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét [Számv. tv. 165. § (4)], egyúttal megsérti a valódiság elvét is, miszerint a könyvvezetésnek valóságban is megtalálható, dokumentumokkal bizonyítható, kívülállók által is megállapítható adatokon kell alapulnia. [Számv. tv. 15. § (3)]

 

dr. Véber Emilia
számvevő

 

dr. Bordás Ádám
Elemző osztály osztályvezető